Som ni säkert vet skedde nyligen en förändring i hur förnamn hanteras i universitetets IT-system. Förändringen innebär att förnamn från folkbokföringen hämtas in till Ladok och SUKAT. Detta innebär att de personer som inte har angivit tilltalsnamn i folkbokföringen nu har alla sina förnamn i Ladok och SUKAT. Nu försöker vi reda ut hur allt hänger ihop och varför den här förändringen har gjorts. Du hittar en lista med alla förkortningar och förklaringar i slutet av texten.

 

Historik

Ladok har alltid hämtat sina personuppgifter, som namn, från folkbokföringen som sedan förts vidare till SUKAT. När Ladok förändrade sin struktur 2017 fanns det ett fel som gjorde att Ladok tog in alla förnamn istället för tilltalsnamn från folkbokföringen.

Pga. felet valde SU då att synka det första namnet från Ladok, eftersom vi annars skulle fått oönskade namn i våra system utan möjlighet att korrigera. Ladok har sedan dess rättat felet, så enbart tilltalsnamn hämtas från folkbokföringen.

 

Problematik

Innan felet rättades var problemet att en persons första namnet inte alltid är tilltalsnamn. Efter att Ladok rättade felet och när SU började hämta alla namn blev följden att användare som inte valt tilltalsnamn i folkbokföringen, fått alla sina förnamn i Ladok och SUKAT. 

Effekten i våra system blev att dessa användare nu har sitt fullständiga namn i systemen, t.ex. ”Anna Beata Christina Dalin” istället för ”Anna Dalin”.

 

Varför skedde förändringen på SU?

Dataskyddsförordningen säger att personuppgifterna i våra system ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt. Förordningen säger också att uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade.

Namn i SUKAT måste vara korrekt för att användaren ska kunna få SWAMID AL2-behörighet vilket många av de tjänster vi använder idag mycket snart kommer kräva.

Användare med namn som inte stämmer med folkbokföringen kommer därför bli utestängda ur många system framöver.

 

Vad är lösningen?

De personer som är berörda (de med fler förnamn) anger ett tilltalsnamn hos Skatteverket. Dettatar under 5 min och finns beskrivet på ServiceportalenDenna information har även skickats som mejl direkt till berörda användare.

 

Nomenklatur

  • SUKAT – Stockholms universitetets katalog.
    • Används av t.ex. Athena, Exchange (mejl) och alla andra system som använder användardata som namn, behörigheter, e-pos-adress o.s.v.
  • Ladok
    • Hanterar uppgifter om studenternas betyg, kurser och annan studierelaterad information på nationell nivå.
  • Folkbokföringen
    • Register över grundläggande personuppgifter på nationell nivå
  • SWAMID - Swedish Academic Identity Federation
    • Ger oss säker inloggning för forskare, lärare och studenter nationellt och internationellt. Används också för tillgång till många av de tjänster vi använder oss av, t. ex.; eduroam, Box, Ladok, eduSign osv.
  • AL2  
    • Tillitsprofil som säkerställer användarens identitet säkrat av t.ex. folkbokföring eller via hemadress. Krävs för bland annat GRID-certifikat idag, flertalet tjänster kommer till framöver.

 

Har du frågor om den nya hanteringen av förnamn kan du kontakta Helpdesk via Serviceportalen

 

Vänliga hälsningar

 

Anders Håkansson

Gruppchef IT-avdelningen